毎月、複数のExcelやCSVを開き、コピーして、列をそろえ、集計表へ貼り付ける。こうした作業を減らしたいとき、すぐにマクロやAIを作り始める必要はありません。
最初に行いたいのは、現在の作業を「入力」「処理」「出力」「人が確認する場所」に分けることです。この4つが分かると、Power Queryで十分なのか、VBAなどの操作自動化が合うのか、専用ツールを検討するのかを判断しやすくなります。
この記事では、架空の顧客実績や削減時間ではなく、月次集計を整理するときに使える考え方を、実務想定の例で説明します。
最初に、仕事の流れを見る
「20個のExcelを一つにしたい」という依頼だけでは、まだ方法を決められません。同じ20個でも、列がそろっている場合と、担当者ごとに書き方が違う場合では必要な対応が変わるからです。
まず、次の流れを一行ずつ書き出します。
- 入力：どのファイルを受け取るか
- 処理：何をそろえ、計算し、除外するか
- 出力：誰が何を見るための表にするか
- 確認：どの間違いや例外を人が確認するか
「Excelを自動化する」のではなく、この流れのどこを仕組みにするかを決めます。
入力：何を読み込むかを先に固定する
入力で確認するのは、ファイル数だけではありません。
- ExcelかCSVか
- ファイル名に日付や部署名が含まれるか
- シート名が毎回同じか
- 見出し行の位置が同じか
- 列名とデータ型がそろっているか
- 不要な合計行やメモ行が混ざるか
- 同じファイルを二重に置く可能性があるか
MicrosoftのPower Query公式案内では、同じスキーマの複数ファイルを一つのフォルダーから結合できることが説明されています。始める前の注意として、対象ファイルを専用フォルダーへ入れ、無関係なファイルを混ぜず、列ヘッダーやデータ型などをそろえることも案内されています。
ここは自動化の成否に直結します。入力の揺れを無視して処理だけを作ると、翌月に列が増えた、別のシート名が届いた、前年ファイルが残っていた、といった理由で結果が変わります。
入力を整理する簡単な表
最初は、対象ファイルを次のように一覧にするだけでも構いません。
| 確認項目 | 例 | 決めること |
|---|---|---|
| 保存場所 | 月次集計専用フォルダー | 関係ないファイルを置かない |
| ファイル名 | 売上_部署名_年月 | 対象月を判別できる形にする |
| シート | 売上一覧 | 読み込むシートを固定する |
| 必須列 | 日付・商品・金額 | 列名と型を確認する |
| 例外 | 取消・空欄・重複 | 人が見る条件を決める |
この表は仕様書というほど大きなものではありません。担当者同士で「何を対象にしているか」を合わせるためのメモです。
処理：手順と判断を分ける
次に、ファイルを開いてから集計表を作るまでの操作を書き出します。
たとえば、次のような処理です。
- 全ファイルの行を縦に結合する
- 日付の形式をそろえる
- 部署コードから部署名を補う
- 空白行を除く
- 商品別、月別に合計する
- 同じ伝票番号が重複していないか確認する
ここで大切なのは、「決まった処理」と「担当者の判断」を分けることです。
日付形式の統一や列の選択は、ルールが決まっていれば自動化しやすい処理です。一方、「この取消データを今月から除外してよいか」「この重複は修正か正しい再計上か」といった内容は、事情を知る人の確認が必要かもしれません。
判断が必要なものを自動的に消さず、確認一覧として残す設計にすると、処理結果を追いやすくなります。
出力：誰が、何を判断する表かを決める
出力は「一つのExcelができればよい」と考えず、利用目的から逆算します。
同じ統合データでも、用途によって必要な形は異なります。
- 担当者が明細を確認する一覧
- 管理職が月ごとの増減を見る集計表
- 会計処理へ渡すCSV
- エラーや不足だけを確認する一覧
一つの巨大なシートへすべてを詰め込むより、元データ、集計結果、要確認を分けた方が使いやすい場合があります。どこまでが自動処理で、どこから人が確認したかも説明しやすくなります。
人が確認する場所：ゼロにせず、絞り込む
集計の自動化では、確認作業を完全になくすことを目標にしない方が安全です。代わりに、何を確認すればよいかを絞ります。
最低限の確認候補は次のとおりです。
- 読み込んだファイル数
- 元データと統合後の件数
- 必須列の空欄
- 重複した識別番号
- 変換できなかった日付や金額
- 出力対象月
エラーを見つけたときに、元のファイルと行へ戻れることも重要です。元ファイル名や行を識別できる情報を補助列として残す方法があります。
実務想定例：月20個の同形式Excelをまとめる
これは顧客実績ではなく、整理方法を説明するための想定例です。
Before
担当者が月20個のExcelを開き、明細を集計ブックへコピーします。列の順序をそろえ、合計を計算し、貼り忘れや重複がないか目視で確認します。
整理した流れ
- 対象ファイルを月次専用フォルダーへ置く
- ファイル名と必須列を確認する
- 同じスキーマの明細を結合する
- 空欄・重複・形式不一致を抽出する
- 集計表と要確認一覧を出力する
- 担当者が件数と要確認を確認する
Afterの考え方
毎月の操作を「ファイルを置く」「更新する」「要確認を見る」へ整理します。ただし、入力形式が変わった場合や判断が必要な例外は、人が確認します。実際にどこまで自動化できるかは、ファイルの状態と運用ルールを確認して決めます。
Power Queryで十分なケース
Power Queryは、同じ形式の複数ファイルを結合し、列の選択、型の変換、行の除外、集計前の整形を繰り返す用途に合います。設定後に更新できるため、月次処理をExcel内で保ちやすい点も特徴です。
次の条件がそろうほど検討しやすくなります。
- 同じ列を持つファイルを繰り返し受け取る
- 変換ルールを明示できる
- 出力先がExcelでよい
- 担当者がExcel上で更新・確認できる
一方、入力形式の変更が頻繁、複数人が同時に使う、細かな権限管理が必要、といった場合は別の方法も比較します。
VBA等を検討するケース
VBAは、Excel上のボタン操作、複数シートへの定型出力、セル書式の調整、既存ブック内の一連の操作などをまとめたい場合に候補になります。
ただし、担当者のPC環境、マクロの実行可否、ファイル形式、保守担当を確認する必要があります。マクロを使えることと、会社の環境で継続運用できることは別です。
専用ツールを検討するケース
専用ツールは、Excelだけでは運用や確認が複雑になる場合の候補です。
- 入力ファイルの種類が複数ある
- エラー内容を画面で案内したい
- 実行履歴や確認状態を残したい
- 誤操作を避ける入力制御が必要
- 複数の出力形式を使い分けたい
ただし、専用ツールを作ることが先ではありません。入力と処理が固まっていなければ、変更のたびに調整が必要になります。まずExcelやダミーデータで流れを確認する方法もあります。
よくある勘違い
同じ拡張子ならまとめられる
Excel同士、CSV同士でも、列名、文字コード、見出し位置、データ型が違えば、そのまま同じ処理はできません。形式ではなく中身の構造を確認します。
エラーのあるファイルは飛ばせばよい
処理を続けられても、集計結果から対象が抜けている可能性があります。飛ばしたファイル名と理由を残し、人が確認できるようにします。
AIなら形式の違いを吸収できる
AIで候補を出せる場合はありますが、金額や件数を扱う集計では再現性と確認方法が重要です。先に列とルールをそろえる方が適切なことがあります。
KOTOKUMUの考え
Excel・CSV改善では、いきなり新しい仕組みへ置き換えません。現在使っているファイル、担当者の確認方法、出力後の使い方を見ながら、残す部分と変える部分を分けます。
入力、処理、出力、確認を整理すると、Power Queryで十分なのか、VBAや専用ツールが必要なのかを具体的に話せます。判断できない例外を勝手に確定せず、人が見る場所を残すことも重視します。
まず何から始めるか
次の月次作業で、操作を一つずつメモしてください。コピー、削除、並べ替え、計算、確認など、短い言葉で構いません。その横に「毎回同じ」「場合によって違う」「人に確認する」を付けます。
実ファイルを外部へ送らなくても、列名を一般化したサンプルや架空データで流れを整理できます。相談する場合は、Excel・CSV業務改善と専用ツール・定型業務の自動化の違いを確認し、必要に応じてメール相談をご利用ください。
相談するときは、文章だけのメモから
初回メールにExcel・CSVや画像を添付する必要はありません。この記事で整理した流れを、分かる範囲でお知らせください。
- 入力：ExcelかCSVか、ファイル数や列の違い
- 処理：毎回する操作と、人が判断している例外
- 出力：誰が使う、どのような集計表・帳票が欲しいか
- 利用環境：Excelの版、マクロ利用の可否、作業の頻度
方法がまだ決まっていなくても構いません。上のサービス案内で、対応範囲や納品物、デモ、料金の考え方を確認できます。デモは出力や要確認一覧を考える参考で、顧客実績やそのまま提供できる完成品ではありません。入力形式、例外、帳票、テスト、修正・保守の範囲を確認して個別に見積りをご案内します。
確認した一次情報
Microsoft Supportの「複数のファイルを含むフォルダーからデータをインポートする (Power Query)」を2026年9月1日に確認しました。公式ページで説明されている同一スキーマのファイル結合、専用フォルダー、列ヘッダーやデータ型の整合を事実部分の根拠とし、工程の分け方、確認項目、Power Query・VBA・専用ツールの判断はKOTOKUMU独自の実務整理です。