Gmailに届くメールを毎日確認し、同じ条件でラベルを付け、添付ファイルを保存し、管理表へ記録する。こうした仕事は自動化候補になります。
Apps ScriptはGmailなどGoogle Workspaceサービスと連携できます。
例として考えられる処理
- 条件に一致するメールを検索
- ラベルを付ける
- 定型の通知メールを送る
- 添付ファイルをDriveへ保存
- スプレッドシートへ受付情報を記録
- Calendarの予定情報と組み合わせる
ただし、送信先やメール内容を誤ると影響が大きいため、最初は下書き作成や要確認一覧までに留める設計も有効です。
Workspace Studioが向く場合
Google Workspace Studioは、Gmail、Chat、Driveなどをまたぐ日常業務のフローをコードなしで組み立てられます。Google公式では、重要メールのラベル付け、添付ファイルをDriveへ保存してSheetsへ記録、会議後の要約送信などを例として案内しています。
つまり「Gmail自動化＝GAS」と決める必要はありません。
Studioを先に検討しやすい
- 標準的なメール整理
- Chat通知
- 添付ファイル保存
- 会議情報を使ったフォロー
- コードを保守したくない
GASを検討しやすい
- 独自の条件分岐が多い
- スプレッドシートの細かな処理が必要
- 既存のApps Scriptとつなぐ
- 独自ログや独自形式で出力したい
メール自動化で必ず残したい確認
- 何件処理したか
- どの条件で対象になったか
- 送信したか下書きか
- 添付ファイル保存に失敗していないか
- 同じメールを二重処理していないか
KOTOKUMUの視点
メール処理は自動化しやすい一方、誤送信の影響も大きい仕事です。最初から確認なしで送信せず、下書き、要確認、ログを残しながら段階的に進めます。
関連する相談内容は、Google Workspace業務改善・自動化でも整理しています。