Google Workspace Studioは、Google Workspace内の仕事を自動化するための仕組みです。Google公式では、自然言語で自動化したい内容を説明し、Geminiを使ってフローを作成できると案内しています。
以前のGoogle Workspace Flowsの機能が発展したもので、現在はWorkspace Studioとして提供されています。
できることの例
Google公式では、次のような例が紹介されています。
- 未読メールの要約
- 重要人物からのメール通知
- アクション項目を含むメールへのラベル付け
- 会議後の要約とアクション項目の共有
- 添付ファイルをDriveへ保存し、Sheetsへ記録
- 会議情報をまとめてChatへ投稿
「Gmailを開いて、Driveへ保存して、Sheetsへ記録して、Chatで通知する」といったアプリをまたぐ仕事を一つのフローにまとめやすいのが特徴です。
向いている仕事
- 手順がほぼ決まっている
- Gmail、Calendar、Drive、ChatなどWorkspace内で完結する
- 人が毎日同じアプリ間を行き来している
- コードを書かずに試したい
- まず小さく自動化したい
GASとの違い
Workspace Studioは標準ステップを組み合わせて早く始めやすい一方、Apps Scriptはコードで細かな処理を作れます。
Studioで十分な仕事にGASを増やさず、GASが必要な独自ロジックだけコードにする、といった使い分けが考えられます。
管理者側の確認も必要
Googleは管理者向けガイドで、フローがメール下書き、ファイル作成・更新、タスク作成などをユーザーに代わって実行できるため、設定を誤ると意図しない変更や通知につながる可能性があると案内しています。
「作れるか」だけでなく、権限、監視、ガードレールを確認します。
KOTOKUMUの視点
Studioを入れることが目的ではありません。毎日の仕事を一つ選び、Beforeの手順を数行にし、Studioで置き換える部分と人が確認する部分を決めます。
関連する相談内容は、Google Workspace業務改善・自動化でも整理しています。