Gemini Notebookを会社で使う場合、「便利そうだから資料を全部入れる」進め方は避けた方が安全です。
GoogleはWorkspace向けGemini Notebookについて、アップロードしたソースの扱いや組織向けの管理機能を案内しています。ただし、自社で扱える情報かどうかは、会社のルール、契約、管理者設定、資料の機密区分によって変わります。
先に確認したい7項目
- 個人アカウントか会社管理アカウントか
- 利用できるWorkspaceプランか
- 管理者が利用を許可しているか
- 入れる資料の機密区分
- 共有範囲
- 資料の更新責任者
- 回答を業務判断に使う範囲
「入れてよい資料」を決める
最初の試行では、公開資料、社内で共有済みの一般資料、ダミー資料など、影響の小さいものから始める方法があります。
顧客情報、個人情報、契約、未公開情報などは、会社の情報管理ルールに従って判断します。
共有ノートブックの運用
共有できることと、誰にでも共有してよいことは別です。
- 閲覧者と編集者を分ける
- 退職・異動時の権限を確認
- 外部共有の可否を決める
- ソースの持ち出しルールを確認
- 古い資料を残し続けない
回答をそのまま確定しない
Gemini Notebookはソースを根拠に回答を作れますが、元資料自体が誤っていたり古かったりすれば、その影響を受けます。
重要な判断は、回答だけでなく引用元や正本を確認します。
KOTOKUMUの視点
AIの安全性だけでなく、資料管理、権限、更新、確認責任を一つの運用として考えます。まず影響の小さい業務で試し、回答品質と管理方法を確認してから広げます。
関連する相談内容は、Google Workspace業務改善・自動化でも整理しています。