社内マニュアルは作っただけでは使われません。必要なときに見つからない、古い版が残る、担当者ごとに説明が違う、といった問題が起きます。
Gemini Notebookは、指定した資料をソースとして質問できるため、マニュアルを探す入口として使える可能性があります。
最初に資料を整理する
先に次の3種類へ分けます。
- 現在の正本
- 参考資料
- 旧版・廃止資料
旧版を同じノートブックへ入れると、回答時に混乱しやすくなります。ファイル名だけでなく、資料内にも版、更新日、対象範囲を明記すると確認しやすくなります。
FAQを作る前に「実際の質問」を集める
マニュアルの目次をそのままFAQにするのではなく、現場で実際に聞かれる言葉を使います。
例：
- パスワードを忘れたときは？
- 申請を取り消したいときは？
- 承認者が不在のときは？
- CSV取込でエラーが出たら？
- 月末の締め処理は何時まで？
質問が具体的なほど、資料の不足も見つけやすくなります。
回答品質を確認する
10〜30問程度の代表質問を用意し、
- 回答が正しいか
- 根拠資料が正しいか
- 古い手順を参照していないか
- 回答できない場合に無理に答えないか
- 担当者確認が必要な質問を判別できるか
を確認します。
Google Sitesとの組み合わせ
Google Sitesに「マニュアル」「申請」「よくある質問」「問い合わせ先」の入口をまとめ、Gemini Notebookへの導線を置く構成も考えられます。
情報を一か所へ移すのではなく、入口を一つにする考え方です。
KOTOKUMUの視点
Gemini Notebookを社内FAQとして使う前に、資料の正本管理を整えることが先です。AIで答えを作ることより、「何を根拠に答えるか」を揃える方が重要です。
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