GoogleはGoogle Sitesを、社内チームサイトやプロジェクトサイトを作る用途として案内しています。
カレンダー、ドキュメント、スプレッドシート、フォームなどをまとめられるため、小さな会社や部署の「情報の入口」を作る方法の一つです。
ただし、トップページをきれいに作るだけでは使われません。
先に決めたい7つの情報
- 毎日見るお知らせ
- よく使う申請フォーム
- 業務マニュアル
- 共有カレンダー
- よく使うファイル・台帳
- FAQ・問い合わせ先
- 部署・担当者の連絡先
まず「社内で何を探しているか」を集めます。
Google Sitesに全部保存しない
Sitesは入口として使い、正本は各サービスに置く考え方が分かりやすいです。
- 文書：Google Docs
- 表：Google Sheets
- 申請：Google Forms
- ファイル：Google Drive
- 予定：Google Calendar
- FAQ・資料検索：Gemini Notebook
- 業務アプリ：AppSheet
Sites側には、それらへ迷わず行ける導線を置きます。
最初の構成例
ホーム：重要なお知らせ、今日使うリンク
申請・手続き：休暇、備品、各種依頼
業務マニュアル：部署別、仕事別
社内情報：連絡先、ルール、カレンダー
FAQ：よくある質問、Gemini Notebookへの入口
ツール：スプレッドシート、AppSheet、外部システム
更新担当を決める
社内ポータルが古くなる原因は、デザインより運用です。
- お知らせは誰が更新するか
- 退職者情報を誰が消すか
- マニュアルの正本はどこか
- リンク切れを誰が確認するか
- 半年ごとに棚卸しするか
まで決めます。
KOTOKUMUの視点
社内ポータル制作では、見た目だけでなく「探す時間を減らせるか」を基準にします。最初は5〜7ページ程度に絞り、実際に使われる入口から増やします。
関連する相談内容は、Google Workspace業務改善・自動化でも整理しています。