業務の流れだけでも整理できる
最初は作業の目的、頻度、手順、困っている箇所を一般化して確認します。会社名や実際の数値は必要ありません。
安全・品質
安心して、ご相談いただくために
怖い注意事項を並べるのではなく、情報を守りながら相談を始めるための境界と、次に必要な確認を分かりやすく示します。
まずは実データを使わない
業務の流れだけで、相談を始められます
初回相談で会社の実ファイルや機密情報を受け取らないことが、安全な改善の出発点です。
必要な情報を最小限にできる
改善方法の見通しを立ててから、実データが本当に必要か、誰の承認が必要かを判断します。
相談者と会社の双方を守れる
無断の持ち出しや誤送信を避け、権限・保存・削除の条件が整う前に情報を受け取りません。
3つの安全区分
色ではなく、言葉と次の行動で区別します
GREENは個人で始められる範囲、YELLOWは会社の確認が必要な範囲、REDは対応できない範囲です。YELLOWは拒絶ではありません。
GREEN
個人で相談できる範囲
会社や個人を特定しない説明と、ダミーデータまたは十分に匿名化した情報で課題を整理します。
- 一般化した業務フロー
- 架空データのテンプレート
- 効果測定方法の整理
YELLOW
会社の確認・承認が必要な範囲
実データ、会社端末、共有環境、複数人利用などは、拒絶ではなく会社承認後の正式導入へ切り替えます。
- 会社・顧客・社員の実データ
- Microsoft 365やGoogle Workspace
- 社内システム・APIへの接続
RED
対応できない範囲
無許可の持ち出し、権限や監査の回避、不正用途など、本人や会社を守れない依頼には対応しません。
- 無許可の会社ファイル
- 隠れた導入や外部送信
- 認証情報の共有・不正用途
GREEN
個人で相談できる範囲
固有情報を出さず、考え方や改善案を整理する段階です。
- 一般化した業務相談
- 会社名を出さない説明
- 業務フローの整理
- ダミーデータを使った検討
- 改善案や社内提案資料の準備
- 効果測定方法の整理
次の行動業務の種類、頻度、時間、困っている点を一般化して相談できます。
YELLOW
会社の確認・承認が必要な範囲
対応不可ではなく、会社側の確認を経て正式導入へ切り替える段階です。
- 実際の会社ファイル、顧客情報、社員情報
- 社内PC、共有フォルダー、会社メール
- Google Workspace、Microsoft 365、社内クラウド
- 社内システムやAPIとの接続
- 複数人での利用、会社業務への正式運用
次の行動個人相談を止め、承認者、契約主体、情報管理、利用環境を確認します。
RED
対応できない範囲
相談者や会社を守れない方法や、不正につながる依頼には対応しません。
- 無断持ち出しや顧客情報の無断送信
- 個人メールへの会社データ転送
- 権限・セキュリティ・監査ログの回避
- 他人の認証情報利用や不正アクセス
- 規程違反、違法・不正用途を前提とする導入
次の行動情報を送らず、依頼方法や目的を安全な範囲へ見直してください。
ダミーデータ・匿名化
固有情報を外して、仕組みを確認します
見た目を伏せるだけでなく、実在する人や会社へ結びつかない内容へ置き換えます。
- 架空の会社名・顧客名・商品名を使う
- 金額や件数は実在情報と関係のない値に置き換える
- 氏名、住所、電話番号、メール、口座、IDを含めない
- 画面や帳票のスクリーンショットも架空・匿名データにする
会社データを扱う場合
会社側の条件を先に確認します
必要性が確認できても、個人相談のまま実データや会社環境へ進むことはありません。
- 会社が外部相談を認めているか
- 情報と業務の権限を誰が持つか
- 利用者、端末、保存場所、共有範囲
- データ受渡し、保存期間、削除方法
- 検証、受入、障害時の責任分担
会社承認後の正式導入
個人相談から切り替える条件
次の内容が必要になったら個人相談を止め、会社の承認と法人条件を確認する別工程へ切り替えます。
- 実在する会社・顧客・社員・取引の情報を使う
- 会社PC、共有フォルダー、会社メールを使う
- Google Workspace、Microsoft 365、社内クラウドを使う
- 社内システム、会計・販売・在庫、APIへ接続する
- 複数人で利用し、正式な業務手順へ組み込む
対応しないこと
安全な関係を保てない依頼は扱いません
相談者を責めるためではなく、情報・権利・業務を守るための共通ルールです。
- 無許可の情報持ち出しや認証情報の共有
- 権限、セキュリティ、監査を回避する依頼
- 違法、不正、規約違反、虚偽を目的とする依頼
- 権利未確認の画像・動画・音源・フォント・コードの利用
- 専門資格が必要な最終判断の代行
- 相互に安心して進められない威圧的な要求や合意違反
公開ファイルへ保存しない
必要な情報だけを、決めた場所と期間で扱います
現時点では顧客データを受け取らず、正式運用前に受渡し・保存・削除の方法を決定します。
- 顧客実データ、個人情報、非公開情報を公開用ファイルへ保存しません
- 顧客実データをWebサイトや公開フォルダーへ置きません
- APIキー、秘密鍵、パスワード、認証情報を公開用ファイルへ保存しません
- ログやテスト用データへ実在情報を入れません
- 正式運用前に受渡し方法、保存期間、削除方法を決めます